流程圖若只畫理想路徑，開發會很快，正式使用卻會很慢。因為退件、補件、重複資料、逾時與權限不足，才是人員每天真正處理的工作。

我們會找出流程的開始條件、完成條件與人工判斷點，記錄例外由誰處理、需要哪些資訊、多久沒有回應就升級。這份清單同時是需求、測試與維運的基礎。

是否需要 AI 應在這之後判斷。可由固定規則處理的工作，沒有必要增加模型的不確定性；需要理解非結構化內容的環節，才評估模型、信心值與人工覆核。